Peran Sistem Informasi Manajemen dalam pengambilan keputusan organisasian

PENDAHULUAN

Sistem informasi manajemen atau disingkat dengan SIM adalah suatu sistem formal tentang golongan, dan penyebaran informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. Sistem yang telah maju tidak hanya mengerjakan fungsi tata usaha akan tetapi juga memberikan bantuan pengambilan keputusan kepada manajemen. Meskipun jarang terjadi, sistem terprogramkan mampu memonitor dan mengarahkan operasi-operasi tertentu tanpa bantuan manusia.

Data SIM terdiri atas data masukan, data operasi, data keluaran, dan sebuah pengaturan umpan balik. Data ini dikirimkan dan diolah oleh suatu unit pengolahan pusat (CPU) di dalam komputer. Arus informasi merupakan catatan secara terus menerus tentang jumlah satuan informasi yang banyak sekali. Agar menjadi efektif, maka SIM harus mendapat data sedekat-dekatnya dengan titik asalnya dan kemudian menyalurkannya ke tempat-tempat pengolah informasi di mana data itu akan digunakan.

Data masukan biasanya terdiri atas unsur-unsur seperti banyaknya bahan mentah, tanggal penyerahan, harga produk, biaya tenaga kerja dan lainlain. Data operasi meliputi unsur-unsur seperti angka produksi, biaya mesin, dan pekerjaan dalam proses. Data keluaran mengandung informasi tentang unsur-unsur seperti barang-barang potongan, tingkat inventaris akhir dan tanggal pengiriman. Data ini disampaikan melalui saluran komunikasi ke unit pengolah yang dalam sistem informasi yang kompleks terdiri atas komputer-komputer elektronik dan perlengkapan-perlengkapan yang berhubungan. Unit masukan pencatat data pada umurnnya terdiri atas pencatatan dengan tangan oleh orang-orang bila dikerjakan secara manual, dan dalam beberapa hal pencatatan data di atas kartu berlubang (punched card) atau pita berlubang (punched tape). Apabila data bergerak menuju ke unit pengolah, maka data tersebut disusun menjadi bentuk-bentuk yang lebih berguna dan menjadi masukan ke dalam proses perencanaan dan pemecahan masalah.

Pengaturan umpan tralik (feedback loop) terdiri atas saluran-saluran informasi

yang menyampaikan masukan yang telah diolah. operasi, dan data keluaran kepada

langkah-langkah analisis dan keputusan sehingga rencana rencana dan standar-standar dapat dinilai dan petunjuk-petunjuk kontrol dapat disampaikan ke bawah kepada tingkat-tingkat operasi organisasi.

Komputer dirumuskan sebagai suatu perlengkapan elektronik yang mengolah data, mampu menerima masukan dan keluaran, dan mempunyai sifat seperti kecepatan yang tinggi, ketelitian dan kemampuan menyimpan instruksi-instruksi untuk memecahkan masalah. Komputer dapat melaksanakan kebanyakan jenis pengolahan informasi yang dapat dilaksanakan oleh manusia dengan lebih cepat dan dengan kesalahan-kesalahany ang lebih sedikit. Komputer dapat membaca data dari ratusan kartu berlubang dalam waktu yang sangat singkat; menyimpan jutaan sifat atau angka untuk kemudian dapat diperoleh kembali seketika, melaksanakan bermacam-macam perhitungan yang sangat sulit, menulis surat yang telah diprogramkan, membuat gambar, kurva, grafik dan sebagainya. Komputer tidak dapat memulai berpikir, membetulkan kesalahannya sendiri, atau melakukan pengolahan yang sifatnya kreatif. Akan tetapi penemuan kesalahan yang sifatnya rutin dapat diprogramkan ke dalam komputer sehingga komputer tersebut dapat memberi peringatan kepada operatornya mengenai kesalahan-kesalahan yang sedang dibuat. Kebanyakan komputer yang dipakai dalam SIM adalah komputer digital, yang mengolah data dalam bentuk huruf atau angka yang berlainan, menggunakan "line printer", mesin ketik (papan ketik), alat membuat lubang kartu atau alat pembuat lubang pita kertas untuk membuat laporan-laporan atau formulir-formulir jenis standar. Komputer analog dipergunakan untuk mengolah data yang sifatnya terus menerus seperti suhu, tekanan udara, informasi mengenai permesinan, dan produksi lainnya.

PERUMUSAN PERMASALAHAN

Dalam penulisan makalah ini, penulis mengangkat permasalahan-

permasalahan sebagai berikut:

1. Definisi pembuatan keputusan, jenis-jenis, tingkat pengambilan keputusan,

dan cara menganalisis keputusan dalam suatu organisasi.

2. Definisi SIM dan jenis-jenis SIM.

3. Bagaimanakah peranan SIM dalam pengambilan keputusan di dalam suatu

organisasi?

PEMBAHASAN 1.

DEFINISI PEMBUATAN KEPUTUSAN, JENIS-JENIS, TINGKAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN MENGANALISIS KEPUTUSAN

Salah satu kegiatan manajemen yang penting adalah memahami sistem sepenuhnya untuk mengambil keputusan-keputusan yang tepat yang akan dapat memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam batas-batas tertentu. Dengan demikian pengambilan keputusan adalah suatu proses pemilihan dari berbagai alternatif baik kualitatif maupun kuantitatif untuk mendapat suatu alternatif terbaik guna menjawab masalah atau menyelesaikan konflik (pertentangan). Proses penurunan suatu keputusan mengandung empat unsur :

(1) Model : Model menunjukkan gambaran suatu rnasalah secara kuantitatif atau kualitatif .

(2)  Kriteria: Kriteria yang dirumuskan menunjukkan tujuan dari keputusan yang diamtril. Jika terdapat beberapa kriteria yang saling bertentangan, maka pengambilan keputusan harus melalui kompromi (misalnya menambah jasa langganan dan mengurangi persediaan, maka keputusan mana yang diambil perlu kompromi).

(3) Pembatas; Faktor-faktor tambahan yang perlu diperhatikan dalam memecahkan masalah pengambilan keputusan. Misalnya dana yang kurang tersedia.

(4)  Optimalisasi: Apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas- jelasnya (model), maka manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang diperbolehkan (pembatas). Pada keadaan ini pengambil keputusan siap untuk memilih pemecahan yang terbaik atau yang optimum.

Jenis-Jenis Pengambilan Keputusan

Masalah dan konflik terdapat di mana-mana. Beberapa di antaranya bersifat sederhana dan deterministik, sedangkan yang lain bersifat sangat kompleks dan probabilistik serta dapat menimbulkan pengaruh yang besar. Pengambilan keputusan dapat bersifat rutin dan memiliki struktur tertentu atau dapat juga bersifat sangat kompleks dan tidak berstruktur. Terdapat dua jenis pengambilan keputusan, yaitu :

(1 ) Pengambilan keputusan terprogram.

(2) Pengambilan keputusan tidak terprogram.

1. Pengambilan keputusan terprogram :

Jenis pengambilan keputusan ini.mengandung suatu respons otomatik terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Masalah yang bersifat pengulangan dan rutin dapat diselesaikan dengan pengambilan keputusan jenis ini. Tantangan yang besar bagi seorang analis adalah mengetahui jenis-jenis keputusan ini dan memberikan atau menyediakan metode-metode untuk melaksanakan pengambilan keputusan yang terprogram di mana saja. Agar pengambilan keputusan harus didefinisikan dan dinyatakan secara jelas. Bila hal ini dapat dilaksanakan, pekerjaan selanjutnya hanyalah mengembangkan suatu algoritma untuk membuat keputusan rutin dan otomatik.

Dalam kebanyakan organisasi terdapat kesempatan-kesempatan untuk melaksanakan pengambilan keputusan terprogram karena banyak keputusan diambil sesuai dengan prosedur pelaksanaan standar yang sifatnya rutin. Akibat pelaksanaan pengambilan keputusan yang terprogram ini adalah membebaskan manajemen untuk tugas-tugas yang lebih penting.

2. Pengambilan keputusan tidak terprogram:

menunjukkan proses yang berhubungan dengan masalah'masalah yang tidak jelas. Dengan kata lain, pengambilan keputusan jenis ini meliputi proses- proses pengambilan keputusan untuk menjawab masalah-masalah yang kurang dapat didefinisikan. Masalah-masalah ini umumnya bersifat kompleks, hanya sedikit parameter'parameter yang diketahui dan kebanyakan parameter yang diketahui bersifat probabilistik. Untuk menjawab m'asalah ini diperlukan seluruh bakat dan keahlian dari pengambilan keputusan, ditambah dengan bantuan sistem infofmasi. Hal ini dimaksudkan untuk mendapatkan keputusan tidak terprogram dengan baik. Perluasan

fasilitas'fasilitas

pabrik, pengembangan produk baru, pengolahan dan pengiklanan kebijaksanaan- kebijaksanaan, manajemen kepegawaian, dan perpaduan semuanya adalah contoh masalah-masalah yang memerlukan keputusan-keputusan yang tidak terprogram. Sangat banyak waktu yang dikorbankan oleh pegawai-pegawai tinggi pemerintahan, pemimpin-pemimpin perusahaan, administrator sekolah dan manajer organisasi lainnya dalam menjawab masalah dan mengatasi

konflik. Ukuran keberhasilan mereka dapat dihubungkan secara langsung

kepada mutu informasi yang mendasari tugas ini.

Pandangan terhadap pengambilan keputusan adalah bahwa proses ini merupakan proses penggunaan informasi yang rasional, bukan proses yang emosional, Dalam hal ini, kesukaran-kesukaran dalam pengambilan keputusan dapat dikaitkan kepada:

(a) Informasi yang tidak cukup dan

(b) Maksud dan tujuan yang tidak dispesifikasikan secara jelas.

Pengambil keputusan mempunyai suatu cara untuk dapat memahami informasi yang menentukan efisiensi pengolahan informasinya. Pengetahuan seseorang yang lalu digabungkan dengan kecakapannya mengolah informasi akan menentukan kesanggupannya untuk mengambil keputusan.

Tingkat-Tingkat Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan berkisar dari sangat rutin dan baku (terprogram) sampai kompleks (tidak dapat diprogram). Untuk maksud klasifikasi, maka pada dasarnya ada tiga tingkat pengambilan keputusan.

(1) Pengambilan keputusan tingkat strategis

Pengambilan keputusan strategis dicirikan oleh sejumlah besar ketidak pastian dan berorientasi ke masa depan. Keputusan-keputusan ini menetapkan rencana jangka panjang yang akan mempengaruhi keseluruhan organisasi. Pengambilan keputusan tingkat strategis misalnya perluasan pabrik, penentuan produksi, penggabungan, penggolongan, pengeluaran modal dan sebagainya. Secara singkat dapat dikatakan bahwa strategi yang diputuskan itu berhubungan dengan perencanaan jangka panjang dan meliputi penentuan tujuan, penentuan kebijaksanaan, pengorganisasian, dan pencapaian keberhasilan organisasi secara keseluruhan.

(2) Pengambilan keputusan tingkat taktis.

Pengambilan keputusan taktis berhubungan dengan kegiatan jangka pendek dan penentuan sumber daya untuk mencapai tujuan. Jenis pengambilan keputusan irfi berhubungan dengan bidang-bidang seperti perumusan anggaran, analisis ariran dana, penentuan tata ruang pabrik, masalah kepegawaian, perbaikan produksi serta penelitian dan pengembangan. Bila pengambilan keputusan strategis sebagian besar mengandung kegiatan perencanaan yang menyeluruh, pengambilan keputusan taktis

memerlukan gabungan dari kegiatan perencanaan dan pengawasan. Jenis keputusan ini memiliki potensi yang kecil untuk melaksanakan pengambilan keputusan terprogram.. Untuk sebagian besar aturan-aturan keputusan dalam pengambilan keputusan taktis tidak tersusun dan tidak dapat dipertanggungjawabkan terhadap kebiasaan sehari-hari dan peraturan yang mengatur sendiri.

(3) Pengambilan keputusan tingkat teknis.

Pada tingkat teknis, standar-standar ditentukandan output bersifat deterministik (sifatnya menentukan). Pengambilan keputusan teknis adalah suatu proses yang dapat menjamin bahwa tugas-tugas spesifik dapat dilaksanakan dalam cara efektif dan efisien. Tingkat ini lebih ditekankan pada fungsi pengawasan dan sedikit sekali fungsi perencanaan. Pada tingkat ini pengambilan keputusan terprogram dapat dilaksanakan. Contoh jenis pengambilan keputusan ini adalah penerimaan atau penolakan kredit, pengendalian proses, penentuan waktu, penerimaan, pengiriman, pengawasan inventaris dan penempatan karyawan.

Suatu tingkat pengambilan keputusan yang berlainan memerlukan jenis informasi yang berbeda pula. Para analis harus menyadari jenis-jenis pengambilan keputusan ini di dalam sistem informasi guna memenuhi keperluan yang berbeda- beda, karena informasi yang akan dihasilkan tergantung kepada keperluan- keperluan ini.

Perlu diperhatikan dan dipahami secara jelas bahwa dalam prakteknya di antara berbagai golongan pangambilan keputusan ini sering batas-batasnya kabur dan malahan sering tumpang tindih. Walaupun garis-garis pemisahnya tidak jelas atau kabur, namun sebagai seorang analis harus menyadari akan adanya jenisjenis pengambilan keputusan ini dan bagaimana sistem informasi dapat dirancang untuk memenuhi kebutuhan yang berlainan, sebab informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akan tergantung kepada kebutuhan-kebutuhan ini.

Dalam banyak organisasi, keputusan-keputusan strategis dan taktis lebih banyak diambil berdasar intuisi, pengalaman dan kemampuan interpretasi, daripada berdasar informasi dari sistem informasi formal. Dalam lingkup manajemen usaha dan proyek, masalah yang muncul hampir seluruhnya merupakan masalah yang usulan pemecahannya perlu dipertanggungjawabkan, bahkan terkadang seluruh prosesnya perlu diungkapkan untuk dapat diperiksa.

Hal ini menuntut penggunaan pendekatan yang bersifat formil. Sebagai

contoh, keputusan suatu perusahaan untuk mengembangkan produk tidaklah dapat dilaksanakan secara intuitif. Seluruh tahapan perlu dipaparkan untuk meyakinkan pemegang saham, direksi, bagian teknik, bagian produksi dan pemasaran bahwa produk baru tersebut dapat dibuat dan memang akan menguntungkan perusahaan. Melalui pendekatan formal semacam ini, maka keputusan tidak saja dibuat akan tetapi diungkapkan pada semua pihak yang berkepentingan, sebagai usaha utama untuk meyakinkan pihak lain. Pendekatan formal ini membutuhkan sistematika yang jelas, masuk akal, seluruh tahapannya mengikuti urutan yang benar dan kesimpulan akhir merupakan hasil yang konsisten dari seluruh proses. Informasi yang disusun secara teratur dan sistematik dan selalu diperbaharui maka ia akan merupakan sarana pengambilan keputusan tidak lain merupakan usaha pentransformasian. Informasi ke dalam bentuk usulan atau alternatif.

Inti dari sistem informasi manajemen adalah penyusunan informasi secara teratur dan sistematik mengikuti struktur organisasi dan digunakan untuk mendukung proses pengambilan keputusan manajemen. Dalam lingkup keputusan yang bersifat rutin maka sistem informasi manajemen merupakan alat Bantu yang sangat diperlukan karena informasi yang terolah dengan baik dapat memberi arah pada keputusan yang baik tinggal menambahkan faktor pertimbangan yang perlu dihasilkan oleh pengambil keputusan.

Satu langkah yang lebih kontemporer lagi, adalah dengan memasukkan beberapa aspek dari mekanisme keputusan ke dalam sistem informasi manajemen tersebut, sehingga pengambil keputusan pada dasarnya hanyalah tinggal memilih saja.

Analisis Keputusan:

Sebagian besar keputusan-keputusan yang dibuat dalam hidup kita ini adalah berdasarkan intuisi. Kita mempertimbangkan pilihan-pilihan yang kita hadapi berdasarkan informasi yang telah kita miliki dan sesuai dengan preferensi kita' untuk kemudian dengan proses intuitif dapat menuju suatu tindakan yang mencerminkan keputusan terbaik yang kita pilih.

Ciri utama intuisi yang amat mengganggu kita adalah kenyataan bahwa logika dari intuisi tidak dapat ditelusuri secara rasional. Bila seorang Direktur perusahaan mengambil keputusan berdasarkan intuisi, mungkin ia akan berkata, "saudara- saudara sekalian, saya telah membaca semua laporan yang masuk dan setelah

mempertimbangkannya masak-masak, saya kira sebaiknya kita bergabung dengan Perusahaan X". Meskipun mungkin keputusan tersebut merupakan pemikiran yang cemerlang, tetapi kita sama sekali tidak dapat mengevaluasinya. Tak ada jalan atau alat analisis untuk memeriksa langkah demi langkah untuk menentukan apakah keputusan tersebut merupakan suatu konsekuensi logis dari pilihan-pilihan, informasi yang tersedia dan preferensi pengambil keputusan. Semuanya itu hanya berlangsung dalam pikiran si pengambil keputusan saja dan tidak dapat menerangkan secara jelas kepada orang lain. Dalam kehidupan modern, di mana saling ketergantungan antar banyak unsur makin meningkat, maka makin pentinglah bagi seorang untuk dapat menerangkan bagaimana ia dapat sampai pada suatu keputusan. Juga adalah hal yang amat penting untuk dapat mengetahui bagaimana perubahan faktor-faktor yang berpengaruh akan dapat mengakibatkan berubahnya keputusannya yang terdahulu.

Suatu proses pengambilan keputusan yang bukan berdasarkan intuisi, tetapi berdasarkan tahapan-tahapan yang sistematik dalam analisis keputusan ini. Analisis keputusan sebagai suatu prosedur untuk menganalisis suatu persoalan keputusan. Prosedur ini pada dasarnya merupakan suatu cara untuk memastikan bahwa langkah- langkah yang penting telah benar-benar dilakukan. Sehingga sebagai satu kesatuan yang lengkap, hasil yang diperoleh dapat diyakini kebenarannya. Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa di dalam prosedur keputusan akan terdapat tiga tahapan utama, yaitu

1) Tahap deterministik

Dalam tahap ini perubah-perubah (Variable-variable) yang mempengaruhi keputusan perlu didefinisikan dan disalinghubungkan, perlu dilakukan penetapan nilai, dan selanjutnya tingkat kepentingan perubah diukur tanpa terlebih dahulu memperhatikan unsur ketidakpastiannya;

2) Tahap probabilistik

Ini merupakan tahap penetapan besarnya ketidakpastian yang melingkupi perubah-perubah (variable-variable) yang penting dan menyatakannya dalam bentuk suatu nilai. Dalam tahapan ini juga dilakukan penetapan preferensi atas risiko.

3) Tahap informasional

Intinya adalah meninjau hasil dari dua tahap yang terdahulu guna menentukan nilai ekonomisnya bila kita ingin mengurangi ketidakpastian pada suatu perubah yang dirasakan penting. Dengan demikian dari tahapan ini kita dapat menentukan apakah masih diperlukan pengumpulan informasi tambahan untuk dapat mengurangi kadar

ketidakpastian. Bila ternyata kita mendapatkan bahwa nilai informasi lebih kecil dibandingkan dengan ongkos yang dikeluatkan, maka tak perlu kita mencari informasi tambahan, sehingga hasil dari proses pertamalah yang kita jalankan.

Dalam hal yang sebaliknya, informasi baru yang diperoleh mungkin saja akan mengubah model dan nilai kemungkinan untuk perubah-perubah yang penting, dan jelas ini akan mengakibatkan bahwa ketiga langkah tersebut harus diulangi kembali. Prosedur ini dapat diterapkan pada berbagai situasi keputusan seperti pada masalah komersial, yaitu dalam memperkenalkan produk baru atau memperbaharui disain produk lama, dalam bidang militer, untuk pengadaan senjata baru atau menentukan sistem pertahanan yang terbaik dalam menghadapi musuh; juga dalam bidang medis, untuk menentukan prosedur perawatan pasien; dan tak lupa pula dalam masalah sosial, yaitu untuk pengaturan dan pelaksanaan pengadaan fasilitas umum; dan terakhir dalam persoalan pribadi, misalnya dalam pemilihan mobil baru, rumah, pekerjaan yang sesuai atau segala situasi keputusan lainnya dimana dapat diteraphan proses analisis yang logis.

2. DEFINISI SIM DAN JENIS SIM.

Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung

pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian:

1. Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.

2. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)

OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data,

yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis