masalah manajemen pengawasan

Permasalahan manajemen umum

Sebenarnya manajemen personalia adalah manajemen yang mengkhususkan diri dalam bidang personalia atau dalam kepegawaiaan. Oleh karena itu lah manajemen personalia dapat didefenisikan sebagai berikut: Manajemen personalia adalah suatu ilmu dan seni untuk melaksanakan antara lain planning, organizing dn kontroling sehingga efektivitas dan efisiensi personalia dapat ditingkat kan semakasimal mungkin. Memang hrus kita ketahui bahwa sukses tidaknya suatu perusahaan /instansi tidak hanya tergantung dari kegiatan dalam bidang personalia , meskipun demikian peranan manajemen personalia cukup besar andilnya terhadap sukses tidaknya.

Manajemen personalia telah dilaksanakan sejak dulu oleh nenek moyang kita , hal ini ternyata dengan adanya bangunan seperti Borobudur, Piramid di Mesir dan sebagainya. Meskipun demikian karena situasi dan kondisi berubah serta kebutuhan yang mendesak, maka sejak abad ke-20 manajemen personalia mulai dekembangkan dan diusahakan untuk diterapkan.

Untuk dapat mengembangkan manajemen personalia maka kita harus sadar bahwa manusia bukanlah benda mati sebab manusia mempunyai perasaan, mereka dapat gembira dan sakit hati , mereka dapat senan dan susah , mereka bukan hanya memerlukan kebutuhan materi tetapi juga mereka juga sering mengharapkan penghargaan dan pengakuaan .

Tugas-tugas manajemen personalia adalah mencakup:

1. Menetapkan analisa jabatan

2. Menarik karyawan

3. Seleksi

4. Melatih

5. Menempatkannya

6. Memberikan kompensasi yang adil dan merata

7. Memotivasi karyawan

ANALISA JABATAN

Analisa jabatan/job analysis adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa pada setiap jabatan sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang sayarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan untuk jabatan tertentu. Hal ini berarti akan merupakan landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan, disamping sebagai landasan atau pedoman kegiatan lainnya dalam bidang manajemen personalia.

Sebenarnya pertanayaan diatas dapat dilanjutkan yaitu mengapa analisa jabatan tersebut dapat memberikan gambaran sayarat-syarat yang diperlukan bagi jabatan tertentu? Sebenarnya analisan jabatan adalah juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memangku jabatan tersebut dengan baik. Tentang jabatan itu sendiri ditunjukan dalam gambaran jabatan atau deskripsi jabatan sedangkan tentang syarat-syarat yang diperlukanh informasi jabatan ditujunjukan dalam syarat-syarat jabatan. Dengan demikian berarti pengertian analisa jabatan yang pokok terdiri dari 2 hal yaitu:

1. Deskripsi jabatan /job description

2. Syarat-syarat jabatan/job specification

Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya.

Syarat-syarat jabatan dibuat berdasarkan skripsi jabatan jadi syarat jabatan adalah merupakan suatu informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan

Untuk membuat deskripsi jabatan agar tidak menimbulkan kesimpangsiuran serta dobel pekerjaan, maka dalam membuat deskripsi jabatan tidak boleh dilepaskan dengan deskripsi jabatan keseluruhan jabatan.

Ansalisa jabatan sebenarnya dapat dipakai juga sebagai landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan serta penentuan jumlah kebutuhan karyawan. Selain sebagai landasan hal-hal tersebut diatas, maka analisa jabatan dapat juga dipakai sebagai landasan kegiatan-kegiatan lain dalam bidang personalia, yang diantaranya:

1. Sebagai landasan untuk melaksanakan mutasi

2. Sebagai landasan untuk melaksanakan promosi

3. Sebagai landasan untuk melaksanakan latihan/training

4. Sebagai landasan untuk melaksanakan kompensasi

5. Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja

6. Sebagai landasan untuk melaksanakan pemenuhan kebutuhan peralatan

SELEKSI

Seleksi adalah kegiatan suatu perusahaan untuk dapat memilih karyawan yang palinmg tepat dan dalam jumlah yang tepat pula dari calon-calon yang dapat ditariknya. Untuk dapat memilih karyawan yang paling tepat dan dalam jumlah yang tepat pula, maka diperlukan suatu metode seleksi yang tepat pula.

Seleksi berhubungan erat dengan analisa jabatan. Hal ini terjadi karena karyawan atau pegawai yang diseleksi tersebut harus disesuaikan dengan analisa jabatan yang telah dilakukan sebelumnya. Adapun hal-hal yang diseleksi meliputi:

a. Pendidikan

b. Pengalaman

c. Pengetahuan

d. Kecerdasan

e. Kesehatan

f. Umur

g. Bakat

h. Kepribadian

i. Jenis kelamin, dan lain sebagainya

Setiap perusahaan harus dapat melakukan seleksi secara efeksif dan efisien, dengan demikian metode seleksi yang dilaksanakan tersebut harus dapat memilih atau menetapkan karyawan yagn paling tepat. Meskipun demikian amsalah efisiensi dalam pelaksanaan metode seleksipun perlu diperhatikan. Efisiensi disini adalah dalam arti pengorbanan uang, energi, waktu dan sebagainya.

Dalam melakukan seleksi perlu memperhatikan beberapa hal yaitu :

a. Seleksi harus efektif dan efisien

b. Seleksi harus memperhatikan peraturan dan ketentuan pemerintah yang berlaku

c. Petugas seleksi harus jujur dan efektif

d. Keahlian petugas seleksi tidak boleh diabaikan

e. Pengertian "orang yang tepat pada tempat yang tepat" harus diartikan secara dinamis

Bagaimanapun usaha kita dalam melakukan seleksi masih ada kemungkinan terjadi kekeliruan, maka perlu adanya masa percobaan untuk mengurangi resiko yang mungkin timbul.

LATIHAN

Latihan/training adalah suatu kegiatan dari perusahaan yang bermaksud untuk dapat emperbaiki dan memperkembangkan sikap tingkah laku, keterampilan dan pengetahuan dari para karyawan sesuai dengan keinginan dari perusahaan yang bersangkutan. Proses latihan dilaksanakan setelah terjadi penerimaan karyawan sebab latihan hanya diberikan pada karyawan dari perusahaan yang bersangkutan.

Sebenarnya peranan latihan saat ini makin menonjol setelah ada kecendrungan bagi perusahaan untuk menerima juga karyawan yang belum berpengalaman. Ini mungkin berdasarkan pertimbangan bahwa cara ini mungkin lebih baik. Ataupun mungkin pertimbangan bahwa usaha mendapatkan karyawan yang sudah berpengalaman agak sulit karena pada umumnya mereka sudah bekerja pada perusahaan yang lain.

Ada beberapa sasaran yang ingin dicapai dengan mengadakan latihan yang antara lain sebagai berikut:

a. Pekerjaan diharapkan lebih cepat dan lebih baik

b. Penggunaan bahan dapat lebih hemat

c. Penggunaan mesin dan peralatan diharapkan dapat lebih lama

d. Angka kecelakaan diharapkan lebih kecil

e. Tanggung jawab diharapkan lebih besar

f. Biaya produksi diharapkan lebih rendah

g. Kelangsungan perusahaan diharapkan lebih terjamin

Keuntungan yang dapat diperoleh dengan latihan adalah sebagai berikut:

a. Mengurangi pengawasan

b. Meningkatkan rasa harga diri

c. Meningkatkan kerja sama antar pegawai

d. Memudahkan pelaksanaan mutasi dan promosi

e. Memudahkan pelaksanaan pendelegasian wewenang

Dalam melaksanakan latihan, pasti memiliki efek samping yang timbul yang tidak diingini yaitu:

a. Hilangnya sebagian waktu yagn produktif

b. Biaya yang terlalu tinggi

c. Harapan dari karyawan yang terlalu besar

d. Berpindahnya karyawan yang telah mendapat latihan.

Dalam pelaksanaan latihan tidak ada ketentuan secara mutlak mana yang lebih baik antara melaksanakan latihan/training sendiri atau menyerahkan latihan tersebut kepada pihak ketiga seperti yang banyak dilakukan oleh perusahaan pada saat ini. Karena semua itu tergantung pada situasi dan kondisi serta tujuan masing-masing.

Suatu metode yang tepat misalnya akan sia-sia apabila instrukturnya tidak dapat menyampaikan pelajaran-pelajaran dengan baik kepada mereka yang diajar. Oleh karena itu dalam penyelenggaraan latihan kita harus hati-hati dalam memilih instruktur.

MUTASI

Mutasi adalah merupakan suatu kegiatan rutin dari suatu perusahaan untuk dapat melaksanakan prinsip "the right man on the right place" . Dengan demikian mutasi yang dijalankan oleh perusahaan agar pekerjaan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

Untuk melaksanakan mutasi antara lain dapat didasarkan kepada alasan yaitu: kemampuan kerja, rasa tanggung jawab, kesenangan dan sebagainya. Agar mutasi dan pemindahan yang kita laksanakan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi maka perlu adanya evaluasi pada setiap pekerja terus menerus secara obyektif.

Untuk pelaksanaan harus didasarkan pada pertimbangan yang matang, sebab bila tidak demikian maka mutasi yang dilakukan itu bukannya merupakan tindakan yang menguntungkan tetapi justru merugikan perusahaan tersebut. Dalam melaksanakan mutasi maka perusahaan tesebut harus mengusahakan sdemikian rupa, sehingga mutasi tersebut tidaklah dirasakan sebagai suatu hukuman oleh karyawan yang bersangkutan.

Dalam rangka usaha untuk memacu persaingan sehat agar para karyawan lebih berprestasi dalam kerjanya, maka kita dapat melaksanakan mutasi agar persaingan sehat dpat tercapai. Dalam rangka tujuan jangka panjang, maka mutasi hendaknya ditujukan untuk persiapan daloam pelaksanaan promosi, sehingga untuk itu pemilihan orang yang akan dipromosikan adalah kader-kader yang akan dipromosikan.

Karena pelaksanaan mutasi menyangkut bidang-bidang lain secara berantai, maka dalam melaksanakan mutasi hendaknya secara terkoordinir.

PROMOSI

Promosi dan mutasi adalah kedua-duanya merupakan pemindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan yang lain. Promosi adalah proses kegiatan pemindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan yang lain yang lebih tinggi.

Pada umumnya promosi selalu diikuti oleh tugas, tanggung jawab dan wewenang yang lebih tinggi dari jabatan yang diduduki sebelumnya, dan pada umumnya promosi juga diikuti oleh peningkatan income serta fasilitas-fasilitas yang lain. Dalam pelaksanaan promosi harus memperhatikan syarat-sayrat tertentu antara lain pengalaman, tingkat pendidikan, loyalitas, kejujuran dan sebagainya.

Agar promosi yang dilakukan tidak terjadi kesalahan maka evaluasi harus dilakukan secara rutin, lengkap dan obyektif, dan agar dalam pelaksanaan promosi moral yang tinggi selalu dapat terjaga,maka hendaknya dapat selalu ditetapkan syarat-syarat promosi yang tegas dan jelas.

Pelaksanaan promosi juga memiliki efek samping, yang kadang kala tidak bia dihimndarkan. Adapun efek samping tersebut yaitu:

a. Timbulnya kesalahan dalam promosi

b. Adanya ras iri hati antar pegawai yang dipromosikan dengan yang tidak dipromosikan

c. Berkesan pelaksanaan promosi yang dipaksakan

Adapun syarat-syarat yang perlu ditetapkan dalam melaksanakan promosi yaitu:

a. Pengalaman

b. Tingkat pendidikan

c. Loyalitas

d. Kejujuran

e. Tanggung jawab

f. Kepandaian bergaul

g. Prestasi kerja

h. Inisiatif dan kreatif

Syarat-syarat promosi ini harus dinyatakan secara tegas.Untuk dapat dipromosikan maka perlu setiap karyawan memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan. Syarat-syarat tesebut hendaknya menjamin kestabilan perusahaan dan mampu meningkatkan moral kerja dari para karyawannya. Selain itu dengan penetapan syarat-syarat yang tegas dan jelas, akan dapat mencegah dan meminimalkan kemungkinan timbulnya pilih kasih di dalam melaksanakan promosi.

KOMPENSASI

Kompensasi adalah balas jasa yang diberikan oleh perusahaan kepada para karyawannya yang dapat dinilai dengan uang dan mempunyai kecendrungan diberikan secara tetap. Kompensasi ini adalah merupakan masalah yang penting karena justru adanya kompensasi seseorang mau menjadi karyawan dari suatu perusahaan tetentu.

Masalah kompensasi bukan hanya penting karena merupakan dorongan utama seseorang menjadi karyawan, tetapi besar pula pengaruhnya terhadap semangat dan kegairahan kerja mereka. Agar kompensasi yang diberikan mempunyai dampak yang positif maka minimal jumlah yang diberikan haruslah dapat memenuhi kebutuhan secara minimal, serta sesuai dengan peraturan yang sedang berlaku.

Selain harus dapat memenuhi kebutuhan minimal, maka kompensasi yang diberi hendaknya dapat mengikat mereka, sebeb dengan demikian peraturan keluar masuknya karyawan dapat ditekan sekecil mungkin. Kompensasi yang diberikan harus mampu pula meningkatkan semangat dan kegairahan kerja, sehingga efektivitas dan efisiensi karyawan dapat dipertahankan atau ditingkatkan. Untuk dapat meningkatkan semangat dan kegairahan kerja maka dalam menetapkan jumlah kompensasi haus selalu bersifat dinamis, artinya sesuai dengan perkembangan situasi dan kondisi.

Suatu kompensasi yang dirasakan tidak adil dapat menimbulkan keresahan dengan akibatnya, meskipun dibandingkan dengan perusahaan yang lain jumlah kompensasi yang diberikan telah lebih tinggi.

Biasanya kompensasi yang diberikan didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan yaitu:

a. Berat ringannya pekerjaan

b. Sulit mudahnya pekerjaan

c. Besar kecilnya resiko pekerjaan

d. Perlu tidaknya keterampilan dalam pekerjaan

SEMANGAT DAN KEGAIRAHAN KERJA

Semangat dan kegairahan kerja pada hakekatnya adalah merupakan perwujudan dari moral yang tinggi. Bahkan ada yang mengidentikan atau menterjemahkan secara bebas, moral kerja yang tinggi adalah semangat dan kegairahan kerja.

Semangat kerja adalah melakukan pekerjaan secara lebih giat. Sedang kegairahan kerja adalah kesenangan kerja yang mendalam terhadap pekerjaan. Bahkan turunnya/rendahnya semangat dan kergairahan kerja sebenarnya dapat diketahui dengan jalan melihat indikasi-indikasi yang mungkin yang mungkin timbul yaitu antara lain turun/rendahnya produktivits kerja, tingkat absensi yang naik/tinggi dan sebagainya. Sebab turunnya semangat dan kegairahan kerja harus kita ketahui sebab dengan demikian dapat meningkatkan kegairah kerja.

Pada umumnya turunnya semangat dan kegairahan kerja karena ketidakpuasan pegawai/karyawan yang bersangkutan baik secara materi maupun non materi. Untuk dapat meningkatkan semangat dan kegairahan kerja maka dapat dilakukan antara lain dengan dengan jalan: memberikan gaji cukup, memperhatikan kebutuhan rohani, memberikan kesempatan pada mereka untuk maju, sekali perlu menciptakan suasana santai, harga diri perlu mendapatkan perhatian, tmpatkan para karyawan pada posisi yang tepat, berikan kesempatan kepada mereka untuk maju, perasaan aman untuk menghadapi masa depan, usahan para karyawan memiliki loyalitas, pemberian insentif yang terarah, fasilitas yang menyenangkan dan sebagainya.

PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

Pemutusan hubungan kerja atau pemberhentian dapat terjadi setelah karyawan dapat diterima dalam perusahaan tersebut kemudian keluar atau dikeluarkan. Pemutusan hubungan kerja pada prinsipnya dapat terjadi karena salah satu atau kedua belah pihak merasa rugi bilamana hubungan kerja tersebut dilanjutkan. Pemutusan hubungan kerja membawa akibat beban kewajiban pada perusahaan yang bersangkutan. Meskipun demikian tidak semua pemutusn hubungan kerja memberikan beban kewajiban kepada perusahaan.

Sebenarnya kalau kita meneliti secara lebih lanjut, maka pemutusan hubungan kerja bagaimanapun akibatnya akan tetap merugikan perusahaan atau instansi tersebut. Untuk memperkecil resiko akibat pemutusan hubungan kerja, maka perusahaan tersebut dapat melakukan masa percobaan pada karyawan yang telah diterimanya.

Sebenarnya alas an pemutusan hubungan kerja bukan hanya karena ketidakjujuran dari para karyawannya, tetapi juga alas an-alasan lain yang dianggap merugikan misalnya: ketidakmampuan bekerja, malas, pemabuk, tidak patuh, sering absen dan sebagainya. Pemutusan hubungan kerja ini menurut pandangan dari perusahaan akan menimbulkan kerugian yang lebih kecil dari pada meneruskan hubungan kerja.